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江蘇神通:印章管理制度

瀏覽次數: 日期:2012年6月11日

江蘇神通閥門股份有限公司

印章管理制度
(經二屆九次董事會審議通過)

第一章 總 則

 第一條   為維護江蘇神通閥門股份有限公司(以下簡稱“公司”)印章刻制、保管、使用的合法性、安全性和嚴肅性,從上市公司規范運作的需要 出發,避免印章管理出現不規范行為,以有效地防范風險、維護公司利益,特制定本制度。

 第二條   本制度適用于公司、全資子公司及各部門印章的管理和使用。

 第三條   本制度所指印章包括公司印章、法定代表人印章、財務專用章、發票專用章、發貨專用章、合同專用章、部門印章(人力資源部、質保部、審計部、財務部等)、董事會印章、監事會印章等具有法律效力的印章。

第二章  印章的適用范圍

 第四條   公司印章:適用于以公司名義上報國家機關、政府部門的重要公函和文件,以公司名義出具的證明、函件、下發的各類內部文件以及以公司名義簽訂的各類協議、合同等有法律約束力的文件等。

 第五條   法定代表人印章: 適用于由公司法定代表人簽章的文件、法人代表證書、法人代表授權委托書、統計報表等。

 第六條   財務印鑒專用章:包括財務專用章、發票專用章、發貨專用章,適用于公司財務部對外開具發票及其它財務憑證等。

 第七條   合同專用章:適用于銷售部門、采購部門和其他有關部門以公司名義對外簽訂銷售合同、采購合同和其他經營管理方面的協議、合同等。

 第八條   部門用章:適用于各部門對內或對外提交報告或文件、對內的資料傳遞、提供報告或質量合格證明等。

 第九條   董事會、監事會印章:適用于以董事會、監事會名義出具的公告、報告、文件、函件等。

第三章 印章的刻制與啟用

 第十條   公司所有印章的刻制由公司總裁辦統一辦理。需刻章的部門應填寫《印章制發申請》,經過規定的審批程序后,由公司總裁辦根據具體規格要求統一安排刻制。公司的其他任何部門和個人均不得私自刻制公司各類印章。

 第十一條 印章刻制的審批權限:

         (一) 公司印章、法定代表人印章(子公司)由公司總裁辦提出申請,

          總裁批準。

         (二) 董事會印章、監事會印章的刻制,由公司董事會辦公室提出申

           請,董事長批準。

         (三) 部門印章的刻制,由使用部門提出,公司總裁辦審核,總裁批準。

 第十二條 印章刻制完畢,公司總裁辦應留下印模,發布印章啟用通知。通知中應明確發布印章全稱、啟用日期、啟用印模,公司總裁辦做好《印章領用登記臺帳》。  

 第十三條 因機構變動、名稱改變或相關部門發布新規定等原因,原使用印章需作廢時,應由印章管理人員填寫《印章廢止申請》,經公司總裁批準,公司總裁辦應及時將舊印章收回,并建立《印章廢止登記臺帳》,注明廢止印章名稱、時間等具體內容,印章作廢,必要時要發布公章作廢公告。公司總裁辦應將已廢止印章妥善保管三年后銷毀。

第四章 印章的保管

 第十四條  董事會印章、監事會印章由公司董事會辦公室保管;公司印章、法定代表人印章由總裁辦負責人保管;為了便于公司下屬事業部的業務辦理,總裁辦在下屬事業部安排專人負責公司印章、法定代表人印章的保管;財務專用章及發票專用章由出納保管,發貨專用章由銷售會計保管;部門印章由相關部門指定專人負責保管。

 第十五條  公司各類印章專管人員應保證印章的保管安全,使用規范,建立印章使用臺帳,若不慎遺失、損毀、被盜,應迅速向公司總裁辦報告,同時追究當事人責任。如遺失公司印章、財務專用章的必須登報聲明。

 第十六條 從各類印章啟用之時起,各領用部門和印章專管人員將無條件承擔該印章使用的一切責任,對因印章使用、保管不慎給公司權益造成損害的,應追究相關責任人的責任。

 第十七條 印章專管人員因事、病、休假等原因不在崗位時,印章應由印章專管人員的直接上級代管,印章專管人員要向代管人員交接工作,交代用 印時的注意事項。  

 第十八條 印章專管人員離職,所在部門負責人應監督其將印章管理情況作為離職移交工作的一部分,印章的移交手續辦結后方可辦理離職手續。

 第十九條 印章專管人員要堅持原則,遵守公司保密規定,嚴格按照規定用印,未按批準權限用印或用印件內容有誤的,印章專管人員不予用印;經辦人拒絕印章專管人員審核用印內容的,印章專管人員有權拒絕用印并報告領導處理。

 第二十條 印章專管人員不得擅自用印,一經發現,嚴肅處理,由此造成民事、經濟、法律糾紛和后果的,由其承擔相應責任。

第五章 印章使用和審批

 第二十一條 印章使用實行事前登記與審批制度,公司各部門如需用印,依據以下審批流程辦理:

           (一) 以公司名義發出的公文,由公司總裁辦負責人審核登記,并經總裁批準后用印。

           (二) 對外簽署的合同或協議,按合同批準權限,事業部業務由事業 部總經理批準后用印并登記,其他部門由公司總裁批準后登記并用印。

            (三) 公司開具的介紹信、便函等及授權委托書,事業部業務由事業部總經理批準后用印并登記,事業部以外部門由公司總裁批準后用印并登記。嚴禁在空白介紹信、便函、授權委托書等文本上加蓋印章。

           (四) 公司董事會用章由董事會秘書審核、董事長批準后用印。

           (五) 公司監事會用章由監事會主席批準后用印。

           (六) 上述未規定事項的印章使用審批程序,由申請用章部門填寫《印章使用申請》,部門經理、分管領導審核、總裁批準后用印并登記。涉及對外報送報表、聲明承諾、法律訴訟等信息披露方面重要事項需使用印章的,須董事會秘書審核簽字后方可使用。

 第二十二條 財務人員、采購人員、銷售人員依日常工作權限及常規工作內容使用財務印章、采購印章、銷售印章的,由所在部門經理授權辦理,無須經上述程序。

 第二十三條 公司“部門用章”,由總裁授權部門經理審批用印。

 第二十四條 公司員工因私人事宜需出具證明而使用公司印章的,填寫《印章使 用申請》并征得總裁批準,但如涉及到個人經濟擔保類似事項時,一律不予證明和蓋章。

 第二十五條 公司印章原則上不準帶出公司,如確因工作需要,需由用印人提出申請,標明印章名稱、用途、借出時間、預計歸還時間,經總裁批準。攜印章外出應2人以上(含)同行。

 第二十六條  已蓋章的文件若未使用,必須立即交回總裁辦銷毀。

 第二十七條  印章保管部門應建立《用印登記臺帳》,該臺帳應注明印章使用日期、部門、用印人、用途、用印數量和批準人等。

第六章 用印方法

第二十八條  所有印章專管人員必須在看到有權領導的審批簽字后用印,特殊 情況必須有相關領導的電話或短信批示后用印(事后應由相關領導及時補簽字),所有蓋章的文件、資料應復印留檔保存,保存期間應不少于3年。

第二十九條  公司印章應蓋在落款處公司全稱或文件正面上,有日期的要騎年月日蓋,印記要端正清晰,印章的名稱與用印件的落款一致(代用章除外)。

第三十條   介紹信、便函、授權委托書要有存根,并在落款和騎縫處一并蓋章。

第六章 附則

 第三十一條  本管理制度解釋權歸公司總裁辦。  

 第三十二條  本管理制度經公司董事會審議通過后生效并實施。

 

江蘇神通閥門股份有限公司董事會

二○一一年三月十五日

 

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